Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự và các quản lý. Có nhiều công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi chính xác số ngày nghỉ phép của từng nhân viên. Trong số các lựa chọn này, phần mềm theo dõi nghỉ phép đang trở thành sự ưa chuộng của đa số doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Hãy cùng khám phá thêm về ứng dụng này trong bài viết hôm nay của Ninja nhé!
I. Vì sao doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm theo dõi nghỉ phép?
Số ngày nghỉ phép hàng năm của một nhân viên thường phụ thuộc vào quy định của từng công ty hoặc tính chất công việc. Thông thường, số ngày nghỉ phép hàng năm có thể là 12, 14 hoặc 16 ngày. Cho đến khi nhân viên làm việc đủ một năm, họ vẫn được hưởng quyền nghỉ phép hàng năm. Trong trường hợp này, số ngày nghỉ phép sẽ tương ứng với số tháng thực tế mà nhân viên đã làm việc.
Quản lý ngày nghỉ phép là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp. Đóng vai trò quyết định trong việc quản lý nguồn nhân lực.
Bộ phận nhân sự cần quản lý chính xác thông tin về số ngày nghỉ đã sử dụng, số ngày nghỉ còn lại và tổng số ngày phép hàng năm của nhân viên. Những thông tin này là cơ sở để tính lương, xác định việc cấp phép, và khuyến khích nhân viên sử dụng ngày nghỉ phép đúng theo quy định. Ngoài ra, quản lý phép còn giúp trong việc phân chia nguồn lực lao động, đánh giá hiệu suất, và thực hiện các chương trình khen thưởng nhân viên.
II. Phần mềm theo dõi nghỉ phép thường bao gồm những tính năng gì?
Để hỗ trợ quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, phần mềm quản lý ngày nghỉ phép năm đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tự động hóa việc này cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức.
Có một số phần mềm chuyên biệt được phát triển để quản lý phép năm. Tuy nhiên, việc quản lý ngày nghỉ phép cũng có thể là một phần trong các phần mềm quản lý nhân sự chung (HRM). Phần mềm HRM cơ bản thường có những chức năng sau:
– Chi tiết quản lý và cập nhật số ngày nghỉ phép của từng nhân viên dựa trên việc họ sử dụng phép trong năm.
– Cho phép khai báo và quản lý số ngày phép đặc biệt ngoài các ngày nghỉ phép định mức. Bao gồm nghỉ cưới hỏi, nghỉ thai sản, nghỉ tang lễ.
– Hỗ trợ khai báo số ngày phép bổ sung cho từng bộ phận hoặc nhân viên cụ thể. Đặc biệt khi họ tham gia các công việc công tác dài ngày, làm việc ở nước ngoài hoặc trong môi trường độc hại.
– Ghi danh và gửi đơn xin nghỉ phép cũng như duyệt các yêu cầu nghỉ phép trực tiếp trên phần mềm.
– Theo dõi, hiển thị, cập nhật và thông báo về số ngày nghỉ phép còn lại. Đặc biệt, cảnh báo về ngày giới hạn sử dụng số phép năm còn lại từ năm trước.
– Tạo ra báo cáo chi tiết về thời gian nghỉ phép, danh sách nhân viên nghỉ phép, thông tin về các đơn xin nghỉ phép đã được duyệt, theo dõi tổng số ngày nghỉ phép trong năm và tạo báo cáo về phép năm.
Dù sử dụng phần mềm theo dõi nghỉ phép trên excel hay ứng dụng trên điện thoại thông minh, đều phải đáp ứng nhu cầu quản lý phép năm của doanh nghiệp.
III. Phần mềm theo dõi nghỉ phép hiệu quả, chuyên nghiệp nhất hiện nay
Thấu hiểu những vấn đề mà bộ phận nhân sự phải đối diện trong việc quản lý phép năm của nhân viên, công ty phần mềm Ninja đã phát triển phần mềm Achamcong. Đây là một phần mềm check in check out mạnh mẽ, hỗ trợ chấm công và quản lý đơn xin nghỉ phép của nhân viên một cách hiệu quả. Phần mềm này giúp bộ phận nhân sự quản lý tất cả thông tin liên quan đến phép năm của nhân sự trong tổ chức một cách tối ưu, khoa học, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí.
Achamcong giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình thủ tục rườm rà nhờ các tính năng nổi bật sau:
1. Gửi đơn nghỉ phép trực tuyến
Nhân viên có thể viết đơn xin nghỉ phép công ty ngay trên ứng dụng Achamcong trên điện thoại di động. Sau đó, đơn này sẽ được lưu trữ trong hệ thống phần mềm và đợi để được duyệt. Khi đơn của nhân viên được phê duyệt hoặc từ chối, ứng dụng sẽ tự động gửi thông báo đến điện thoại của họ ngay lập tức.
2. Duyệt đơn theo hệ thống 2 cấp
Đơn xin nghỉ phép mà nhân viên gửi sẽ phải trải qua quá trình duyệt theo hệ thống 2 cấp trên phần mềm theo dõi nghỉ phép này. Cấp 1 là sự duyệt từ phía trưởng phòng hoặc người đứng đầu bộ phận của nhân viên, và cấp 2 là từ phía bộ phận nhân sự. Tính năng này không chỉ giúp quản lý cấp cao của nhân viên mà còn cho phép bộ phận nhân sự theo dõi và điều phối công việc dựa trên thời gian nghỉ phép của họ. Đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quá trình chấm công tính lương. Hiện tại, tính năng duyệt đơn 2 cấp của Achamcong đã hoàn thiện và đang được triển khai một cách hiệu quả.
3. Quản lý đơn từ tích hợp
Tất cả các đơn xin nghỉ phép từ mọi nhân viên sẽ được tự động đồng bộ và lưu trữ trên hệ thống phần mềm Achamcong. Điều này cho phép các quản lý có thể theo dõi đơn nghỉ phép của nhân viên bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu trên phần mềm theo dõi nghỉ phép. Đây thực sự là một điểm mạnh so với việc viết đơn xin nghỉ phép trên giấy. Hơn nữa, việc lưu trữ dữ liệu trong phần mềm giúp tránh mất mát và nhầm lẫn, đồng thời cải thiện khả năng quản lý ngày nghỉ phép của bộ phận nhân sự.
4. Xuất báo cáo một cách thuận tiện
Achamcong cung cấp tính năng hỗ trợ người dùng dễ dàng và nhanh chóng xuất báo cáo về việc nghỉ phép. Bộ phận nhân sự có thể xem chi tiết về số lượng đơn xin nghỉ phép mà mỗi nhân viên đã tạo, số đơn đã được phê duyệt, số ngày nghỉ phép năm họ đã sử dụng, và số ngày nghỉ phép năm còn lại. Đây là cơ sở quan trọng để tính lương cho nhân viên một cách đầy đủ và chính xác.
Trên đây là một số thông tin liên quan đến phần mềm theo dõi nghỉ phép bộ phận nhân sự không thể bỏ qua. Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn đọc. Chúc bạn thành công!
Nếu cần trợ giúp, đừng ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn! Tham gia ngay!
Hotline / Zalo: 032.661.9701
Đừng quên Follow các kênh mới nhất của chúng tôi để nhận được thông tin hấp dẫn.
Telegarm: @nghiatoolmarketing
Facebook: Nghĩa Trịnh
Fanpage: Phần Mềm Kinh Doanh Online
Youtube: Phần Mềm Marketing Ninja
